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無駄な印刷を減らしてコストを削減したい
オフィスでは、見積書や請求書、顧客に紹介するプレゼンテーション(以下プレゼン)用資料はもちろん、外部とやり取りするメール文などいろんなモノが毎日パソコン上で作られている。これらの情報を条件反射的に「とりあえず印刷して確認しよう」と考える人は意外と少なくない。実は、紙やトナーはもちろん、紙をまとめるバインダーや保管しておく棚スペースなど、紙を印刷するだけでいろんなコストがかかってしまう。これってかなり無駄なこと。でも逆に考えれば、無駄な印刷を減らせれば、その分お金を浮かすことができるということなのだ。そこで、少しでも無駄な印刷を減らして無駄遣いを控えさせる、具体的なやり方を紹介しよう。
【解決策1】文書やWebページを印刷できないようにする
印刷するものといえば、例えばワープロソフト（Wordなど）や表計算ソフト（Excelなど）、プレゼンテーション用ソフト（PowerPointなど）で作られたデータはもちろん、新規のアポで迷わないよう"念のため"に印刷する地図や乗換案内などのWebページ、顧客の役職や電話番号などの情報が確認しやすいメール本文など、いろんなものがある。それぞれ強制的に印刷できないようにするための方法を検討してみることから始めよう。
まず、ワープロソフトや表計算ソフトなどで作られた情報＝文書は、まとめて管理できるソフトに登録しよう。実は、登録するときに「印刷不可」などの制限を文書そのものにつけられるソフトがある。本来は、社員の電話番号帳やメールアドレス一覧など、外部に漏れては困る情報を安全に守るためにある機能だが、この機能を応用すれば無駄な印刷を減らすことができるようになる。このソフトは一般的に「文書管理ツール」と呼ばれ、文書の登録から閲覧、検索など、情報共有するためのいろんな機能を持っている。
また、文書管理ツールを用いなくとも、PDF変換ツールなどを用いれば同じように印刷させないようにできる。印刷しようにも印刷機能が選択できなくなったりするので、強制力は折り紙つきだ。
次に、ちょっとした調べものに便利なWebページだが、このWebページを印刷させないようにするにはちょっと骨が折れる。自社で作ったWebページであれば、表示形式をコントロールするスタイルシート上で印刷制限をかけることができるので、Webサイトの管理者やデザイン会社にお願いしてみよう。また、メール本文の印刷制限に関しても同様に難しいので、次に紹介するやり方で、少しでも無駄な印刷を減らせるようがんばってみよう。
【解決策2】印刷方法を工夫する、また印刷しづらくする
制限するのが難しい場合は、印刷手法そのものにひと手間加えてみよう。そのためには、複合機やプリンタメーカーが販売している印刷管理ソフトや独立したメーカーが提供している印刷関連の運用管理ソフトなどが便利だ。具体的には、座席表などチラ見すれば十分なものだけ意図的に薄く印刷したり、強制的に集約印刷や両面印刷を行ったりすることができる。印刷そのものを制限しなくても、紙やトナー代を軽減できるのだ。また、印刷後のコピーを制限したい場合は、紙の下地に目に見えづらい"薄い地紋（すかし文字）"を印刷しておくのが効果的。コピーした際に｢コピー厳禁｣など任意の文字を浮かび上がらせることで、コピーしてはいけないことが利用者に意識付けできる。
図1 すかし文字印刷の例
資料提供：株式会社ダイチシステム
また、印刷管理ソフトを使うと、「誰がいつどんなデータを印刷したのか」の情報が履歴でわかるため、例えば飲み屋の地図やYahoo！オークションページなど、業務とは関係のないWebページを仕事中に印刷することに対する"罪悪感"が植え付けられる。ただし、この抑止効果を働かせるには、「印刷した内容が監視されている」ことを社員一人ひとりに周知徹底しないと意味がない。
さらに、履歴を追いかければ部署ごとに印刷している枚数が明らかになる。そこで、あえて部署ごとに印刷代を請求する仕組みを検討してみることもオススメだ。「印刷コストの見える化」にチャレンジすれば、無駄な印刷を減らす努力がオフィス全体にも広がっていく。
【解決策3】印刷しなくてよい環境を整備する
いろいろ紹介してきたが、そもそも"印刷する必要のない環境"を作りだすことができれば、印刷コストに関する悩みも消えるはずだ。そのためには、印刷する理由がなくなる別の方法を準備してあげればよい。
例えば、顧客にプレゼンを行う営業マンであれば、プレゼンソフトで作った大量の資料を印刷する機会も多い。それならば、印刷しなくてもプレゼンできるよう小型のモバイルプロジェクタを導入してみるのも1つの手だ。最近では、1kg以下という軽量なモデルもあり、USBメモリなどにプレゼン資料を保存しておけば、パソコンを持ち歩く必要もない。
図2 小型モバイルプロジェクタ
資料提供：ベンキュージャパン株式会社
また、社内で文書を回覧させるときに必要な紙も、データで回覧できる環境を作ってあげてはいかがだろう。これは、文書の回覧だけでなく見積りの承認作業にも役立つ仕組みで、メールやWebなどで同じ作業が行える。この仕組みはワークフローツールと呼ばれている。わざわざ出力した紙で回覧・承認する必要がなくなるので、ぜひお試しあれ。
さらに、顧客から届いたFAXを出力しなくても、自分のパソコンで確認できる環境づくりも紙減らしに一役買ってくれる。これは、FAXデータをメールで受信するように、FAX機能を持った複合機上で設定してあげるだけでOK。また、電話の伝言メモやFAXなどをすべてメールで受け取れるようにするオフィスCTI(Computer Telephony Integration)と呼ばれる仕組みを使えば、自分宛のFAXはすべてメールで受け取ることもできる。ただし、これには電話番号や電話交換機の変更などが必要になるので、専門の業者に相談しよう。
（掲載日：2009年10月20日）
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