社員の勤怠管理を自動化したい

【解決策1】自動で勤務時間をデータ化する仕組みを入れる

　従来のタイムレコーダとタイムカードの組合せというスタイルを維持したまま、勤怠管理の効率化を図りたい企業には、「PC接続式タイムレコーダ」がオススメ。これを導入すれば、「打ち忘れや打ち間違いが多くて、確認に時間がかかる」「タイムカードの計算が間違ってないか？と言われ、倉庫に保管してあるタイムカードを探すのに時間がかかる」「タイムカードから時刻をExcelに転記しているが、面倒で間違いやすい」といった課題を解決できる。

図１　PC接続式タイムレコーダ 資料提供：アマノ株式会社 　例えば、タイムレコーダとタイムカード集計ソフト、通信ケーブルなど、必要なものが全部まとめてパッケージ化されている製品を選ぶと、買ったその日からすぐに使えるようになる。こうした製品では、外出が2回ある、雇用形態によって締め日が違うなど、複雑な勤務形態にも対応できる。具体的な機能例を挙げると、打ち忘れは赤で表示し、専用集計ソフトで打ち間違いを簡単に修正、修正箇所は青色で表示することが可能。また、タイムカードの日計算、月計算など、計算プロセスがわかる帳票を印刷できる。もちろん、タイムレコーダで打刻した時刻を専用集計ソフトで簡単にデータ化できるので、間違いやすい転記入力が不要になる。

一方、ICカードや携帯電話を活用したい場合には「勤怠管理システム」がオススメ。勤怠管理システムを利用すると、毎日の出社・退社時刻を、社員証などで導入が進んでいるICカードを使って本人認証してから打刻できるようになる。出張などの場合は、携帯電話やモバイルPCを使って外出先からでも簡単に打刻できる。管理者はWebブラウザを利用した一括管理が可能になり、勤務実績データをさまざまな給与計算ソフトに取り込むこともできる。このほか、勤怠管理システムをサービスとして利用することもでき、この場合には専用ソフトや専用機器を導入しなくても同じことができるようになる。

コラム　入退室管理システムとの組合せも可能

　勤怠管理と同時に、会社あるいは部署への入退室管理も同時に実施したい企業には「入退室管理システム」もオススメ。入退室管理システムの中には、勤怠管理システムと連動できる製品が提供されており、この場合にはドアの開錠・施錠時刻が勤怠打刻データとして勤怠管理システムに送信されるので、勤怠集計を行うことができる。またグループウェアと連動させることにより、メンバーの所在をWeb上で確認することもできる。さらに、休日や時間外のドアアクセスをコントロールすることで、無許可の休日出勤や時間外勤務を抑止したりすることも可能になる。

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【解決策2】入力されたデータをもとに勤怠管理を行う

　「勤怠管理システム」だけでなく、「人事管理システム」の勤怠管理機能でも自動で勤務時間をデータ化することが可能。しかし、せっかくこういったシステムを導入するならば、それだけでなく、従業員の長時間労働などの改善も同時に図るのはいかがだろうか。人事管理システムを利用すれば、長時間労働している社員や残業の多い社員など、勤務実績、時間外、休暇取得状況を一目で把握することができるようになり、必要に応じて本人やその上司にアラートを上げることができる。

図２　「人事管理システム」の勤怠管理機能の例 イメージライトキャプションが入ります 写真を拡大する 資料提供：株式会社電通国際情報サービス 　また、「勤怠管理システム」や「人事管理システム」を導入すれば、外部機器（ICカード、タイムレコーダ、携帯電話など）との連携や、Excelファイルの取り込みにも対応しているので、フレックスやシフト制などの様々な勤務形態にも対応することができる。

　さらに、Web上で簡単に時間外や休暇など勤務に関する各種申請を行うこともできるようになり、承認までのプロセスをWeb上で管理できる。このほか、通常の勤怠管理に加えて、複数の会社で共有利用が可能な製品や、プロジェクト別の工数管理が可能な製品も登場しており、原価管理の強化にも役立つ。

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