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自宅から会議に参加したい
急速に少子高齢化が進んでいる現在、企業には従業員が育児や介護を行いながらも仕事ができるようにするための支援が求められている。これと同時に、従業員の仕事と生活のバランス（ワークライフバランス）を図るという考え方への関心も高まってきている｡こうした背景のもと、在宅勤務制度の導入検討を行う企業が増え始めている。
一方、すでに在宅勤務制度を導入している企業の多くは、例え制度として導入はしていても、実際に在宅勤務を行うと、会議や打合せに顔を出せなくなるなどのコミュニケーション問題が懸念されることから、従業員が積極的に在宅勤務制度を利用できる状況には至っていないというのが実状である。
在宅勤務制度の導入にあたっては、細かいようだが「自宅から会議に参加する時間は労働時間に含まれるのか」といったルールも、会社として事前に明らかにしておきたい。
今回は、在宅勤務制度やワークライフバランスを実現するときには欠かせない「自宅から会議に参加」できるようにするための方策を紹介する。
【解決策1】顔を見ながら会議に参加する仕組みを入れる
図1 Web会議システムの例
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資料提供：株式会社KGSolutions
自宅から会議に参加する方法として最も理想的なスタイルは、相手の顔を見ながら意見交換できるスタイルだが、これを実現したいなら「Web会議システム」がオススメ。
このシステムを利用すれば、自宅などの離れた場所にいても、ブロードバンド回線とPCを利用することでお互いの顔が見える環境で会議を開くことができる。また、1つの資料を全員で共有したり、会議の様子を録画して議事録として利用したりすることも可能。更に、自分のPCのデスクトップ画面の一部を、映像を切り取る形でほかの参加者に見せることができる製品もある。なお、会議の通信データは、すべて暗号化することが可能でセキュリティ対策は万全。この場合、会議室ごとに暗号化レベルを設定できる。
一方、顔を見ないでも、音声だけで複数のスタッフと会議や打合せができれば十分というニーズに対しては「音声会議システム」がオススメ。
例えば、IP電話機能を搭載した音声会議システムを利用すれば、自宅に社内ネットワークへのアクセス手段を導入することで、音声会議をすぐに始めることができる。Webブラウザから会議開催の招集・予約ができ、多地点での接続も簡単に行える。また、端末の使用状況や使用実績も把握できるので、音声会議の利用状況を分析することも可能だ。更に、会議だけでなく、朝礼や経営トップによる訓話など、全国拠点への一斉放送を低コストで行うこともできるようになる。
このほか、誰もが簡単に扱える「電話」を使った遠隔会議サービスもオススメ。通信事業者が国内外に持つアクセスポイントを利用することで、国内はもとより世界の主要都市からも手軽かつ低コストで電話会議に参加できる。電話会議の開催にあたって事前予約は一切不要。主催者が開催日程とパスコード、およびアクセスポイントを各参加者に通知するだけで、いつでも簡単に会議を開催できる。各参加者に対しては音声ガイダンスで指示が流れるため、操作にとまどうこともない。
コラム 自宅から会議資料を情報共有できる仕組みを！
Web会議システムには、Microsoft Excel / Word / PowerPointなどで作成された会議資料を全拠点で共有表示したり、共有した資料画面に書き込んだりする資料共有機能がサポートされているが、Web会議システムを導入しなくても、グループウェアがあれば、自宅から必要に応じて会議資料を共有することができる。
例えば、グループウェアの「電子会議室」機能を利用すれば、会議に必要な資料をアップロードすることが可能で、発言ごとに、PC上にあるファイルや共有フォルダ内のファイルを添付できる。画像や文書にコメントをつけることも可能だ。もちろん、時間と場所を問わず議論を進めることも可能で、自宅からはもちろん、「本社と支社間」「出先から」などからも自由に参加できる。
更に、グループウェアの電子会議室では簡単に記録や履歴を残すことができ、いつでも誰でも簡単に議論の経緯を確認できる。このほか、グループウェアの「議事録」機能を利用すると、会議やミーティング後の決定事項などの議事録を回覧板で知らせるなど、関係者に効率よく会議内容を報告できる。
（掲載日：2010年01月04日）
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