交通費や経費など立替精算を効率的に行いたい

【解決策1】「法人クレジットカード」を活用する

　社員の経費精算の手間を省く最も簡単な方法は「法人クレジットカード」を社員に持たせることだ。法人クレジットカードは引き落とし口座に「法人名義口座」を指定したカードのことで、月単位でのカードの利用明細データを専用サイトから入手できる。この場合、利用日・利用金額・利用カードなどを数値データとしてダウンロードすることができるので、そのまま経理データとして活用できる。
　社員は交際費や出張費などの経費を法人クレジットカードで精算できるようになり、急な出張や接待の時にも、仮払い・立替払いの必要がなくなる。もちろん、面倒な精算業務も必要なくなるので、業務の効率化につながる。
　ただし、個人クレジットカードを作る場合とは異なる審査基準があるので、どこの会社でも法人クレジットカードを作ることができるとは限らない。例えば、過去２年の確定申告内容などがチェックされ、赤字経営が続いているような場合には審査をパスできない。また、大企業の場合にはカードの年会費もかなりの金額になるのでカード会社ごとに必ず確認すること。

【解決策2】「経費精算」を自動化するシステムを導入する

図１　経費精算システムの例 写真を拡大する 資料提供：株式会社アイティーブースト 　経費精算とは、本来会社負担となるべき経費を社員が立替払いし、その内容と金額を報告することで、会社から本人へその金額を返金してもらう仕組みのこと。会社の経費精算には、移動交通費の精算、出張旅費の精算、交際費や会議費の精算などがある。経費精算は金額の大きさの割に件数が多く、業務が煩雑で作業負担もかかり、また不正やミスも起こりやすい。そのため、経費精算をシステム化・自動化することは、会社にとっても社員にとってもメリットが大きい。そこで、新規に経費精算の自動化を実現するシステムの構築を考えている企業なら「経費精算システム」がオススメ。
　「経費精算システム」を利用すると、旅費精算に関わるすべての業務を自動化することができる。具体的には、社員情報、出張場所、出張時間等から日当、宿泊料を自動計算できる。また、運賃検索ソフトを導入することで、運賃の自動計算を実現でき、計算ミス・記入ミスを大幅に削減することが可能だ。
　また、経費精算システムでは承認フローもサポートされており、承認者は短時間で確認・承認が行えるので、個人の不適切な経費申請も防止できる。さらに、過去の経費を分析することができる製品を使えば、経費削減案を作成できる。
　経費精算システムのASPサービスを利用することも可能で、例えば、出張の申請（仮払、チケット手配）から精算までの一連の流れ、そして立替経費精算も全てWeb上で行えるようになる。

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【解決策3】現行の社内システムで利用できる機能を見直す

図２　グループウェアやワークフローの経費精算機能 写真を拡大する 資料提供：ディサークル株式会社 　グループウェアやワークフローツールの中には、経費精算を自動化するための機能をサポートしている製品がある。そこで、すでにグループウェアやワークフローツールを導入済みの企業なら、これらツールの一機能として「経費精算機能」を利用できるかどうか確認しよう。
　例えば、グループウェアの経費精算機能を利用すると、交通費、出張旅費、各種購入、接待交際費などの入力テンプレートを使って、経費関係承認手続きを電子決裁で迅速に行うことができるようになる。
　一方、出張精算／一般経費精算／支払依頼に対応したワークフローツールを利用すると、路線情報検索サービスとの連携により、入力した区間ルートと金額を自動的に表示できるほか、登録済みの定期券利用区間の金額を自動的に算出し、運賃から自動で差し引くこともできるようになる。また、定期的に訪問する顧客先など、利用頻度の高い区間を入力履歴から自動的に表示する機能を備えている製品では、迅速／正確な入力が可能だ。もちろん、経費申請から承認／却下までのワークフロー機能を備えているので、代理承認など承認者の変更もスムーズに行える。

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