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オフィスの省スペース化を図りたい
毎年ファイリングする書類が増えるので、そろそろ新しい棚が必要だ。しかも新たに人員を増強するとかで、新たにデスクもパソコンも増やさなくてはならない。すでに満杯に見えるオフィスのスペースに、どうやってそれらすべてを収めたらよいのか？かといって、お金も時間もかかるため、すぐに引っ越しというわけにもいかないのが実情だ。
ここはなんとか工夫して、スペースの限られたオフィスを、仕事のはかどる快適な空間にするための方法を考えてみよう。
【解決策1】複数の機器をまとめる
まずは、オフィス内にいくつもあるIT機器を減らす方法を考えよう。
一般的なオフィスには、例えば、請求書を送るファクスや提案書を印刷するプリンタ、書類を配布するときに必要なコピー機、注文書の原本をデータで取り込むスキャナなど、業務に欠かせない機器があるが、これらをそれぞれ別々に使っていないだろうか？その場合、4つの機器分のスペースが必要なだけでなく、それぞれの消耗品のストックにも場所を取られてしまう。そんな場合にオススメしたいのが、これら4つの機能を1台であわせ持った複合機だ。複合機なら、コピー機1台分ぐらいのスペースに設置できるだけでなく、プリンタとコピー機のトナーが同じため消耗品の保管場所も減らせるので、設置スペースをぐっと減らすことができる。
部署によって使用頻度に差がある場合は、必要な台数や配置場所を見直してみよう。デスクのパソコンから印刷指示を出したあと、複合機の前でICカード（入館証など）をかざしてから実際に印刷する「オンデマンドプリント」の仕組みを使うと、最寄りの複合機が使用中なら他の複合機で印刷ができるようになる。この仕組みを利用してすべての複合機をできるだけ均一に使うことで、台数を従来の5分の1程度に減らすことができたという事例もある。
＜図1 ブレードサーバ＞
資料提供：日本アイ・ビー・エム株式会社
もし、オフィスにサーバの台数が多い、またはこれからさらに増えそうだという場合には、1つの筐体（箱）の中に、厚さ3cm程度の薄いブレード（刃）のようなコンピュータをいくつも差し込んで使うブレードサーバがオススメ（図1）。これまでのサーバを戸建住宅に例えるなら、ブレードサーバはそれを集約したいわばマンション。ブレード1枚がサーバ1台分にあたるので、これまでのサーバ（ラック型）の65％程度のスペースに同じ台数のサーバが収まってしまう。さらに、サーバ数台で1つの電源を共有でき、接続に必要なケーブルも劇的に減らせることも、オフィスの省スペース化に大いに役立ってくれる。
図1の写真の製品を例にとれば、幅44cm、高さ30cm、奥行き73cmの箱の中に、サーバが6台、ハードディスクが12台分が収納できる。
【解決策2】デスクの数を減らす
外出がちな社員が多いオフィスなら、社員ひとりにデスク1台ずつという制度をいっそ廃止して、みんなでデスクを共有し、誰がどこに座ってもいいような環境を作るのはどうだろう？これは「フリーアドレス」と呼ばれるもので、特定のデスクをひとりひとりに振り分けるよりもはるかに有効にスペースを活用することができる。営業マンなど外出の多い社員には、社に戻ってきたときに空いている席のうち、好きな場所を選んで座ってもらおう。社員食堂の大テーブルのように、大きなデスクを数人で使えば、大いにスペースを節約できる（図2）。
このフリーアドレス制を実現するには、デスクに個人の持ち物、たとえば書類を入れるキャビネットや個人用パソコンなどを置かないようにしなくてはいけない。キャビネットはロッカーのように1箇所にまとめよう。パソコンについては、ノートパソコンが移動しやすくて便利。ネットワーク接続は無線LANにしておけば、どこからでも接続でき、移動のたびにケーブルを抜き差ししなくていいので快適だ。
もしパソコンを固定で使用する必要がある場合には、シンクライアントがオススメだ。これは、本体にデータを保存しないパソコンのようなもので、サーバに保存したデータにアクセスして作業するので、どの端末でも自分のパソコンを使っているのと同じように使うことができる。
＜図2 フリーアドレスのデスク＞
資料提供：株式会社 岡村製作所
【解決策3】書類を電子化してラック類を減らす
会議の議事録、営業日報など、保存している紙の書類が多くて、それを収納するラック類がスペースをとっているようなオフィスでは、書類を電子化（データ化）するだけでも省スペース効果が見込める。まず、紙の書類を複合機やスキャナを使って読み取り、読み取ったデータをあたかもパソコン内にバインダーを作るように保存できるソフトを使って「ファイリング」すれば、物理的なラックは必要なくなる。このソフトは文書管理ツールと呼ばれ、書類のスキャンデータのほか、WordやExcelの文書、PDFファイルなど他の電子データも一緒に管理できるのでとっても便利だ。
発注書や請求書などの伝票類や申請書などの帳票が多いオフィスであれば、これらを電子化する「電子帳票」というツールを導入して紙の帳票を減らすのもオススメだ。電子帳票は、電子化した帳票を必要な部署にネットワークを使って送ったり、パソコンから画面で確認したり、必要な帳票を検索したりすることができるツールで、もちろん必要に応じて印刷もできる。紙の帳票の外観だけでなく、帳票が果たす役割をそのまま電子化したようなものだ。
ここまでで紙の書類をデータ化することをオススメしてきたが、これはあくまでも頻繁に使う書類についての話。書類の中には、年に1度も使用しないけれど、業界のルールや記録のために原本の保管が必要というものもあるだろう。こうした書類がラックの大部分を占めている場合には、書類専門の倉庫のような外部保管サービスを利用すれば、その分のスペースを節約できる。保管状況をパソコンからインターネットを使って確認できたり、急に必要になった書類を電子化して送信してくれたりするサービスもある。
（掲載日：2009年10月20日）
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