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社外でのプレゼンテーションを効果的にしたい
社内に取引先や顧客を呼んで商談などを行える場合には、会社の設備とスタッフを総動員して効果的なプレゼンテーションを展開することが可能だが、そういう機会は少ないものだ。大抵は、こちらから商談先の会社に足を運んで、限られたスペースと時間でプレゼンテーションを行わなければならない。このとき、効果的なプレゼンテーションが行えないと、競合他社にビジネスチャンスを奪われることになる。そこで、社員が外出先においても効果的なプレゼンテーションを展開できるようになるための方策を紹介する。
【解決策1】プレゼンテーションスキルを磨く
プレゼンテーション資料を用意する場合、多くのビジネスマンはマイクロソフト社のパワーポイントを使ってスライドを作成しているが、このとき、どのようなスライドを作成したら相手の印象に残るのか、その実践ノウハウを身につけておくことが大切。これを怠ると、たとえ優れた提案を持っていても、その内容が相手に伝わらず、独りよがりになってしまい、途中で飽きられてしまうことになる。また、顧客や取引先とのプレゼンテーションとなると、社内でしか通用しない略語を無意識のうちに使っていないか、丁寧語などの言葉遣いに間違いはないか、人前で話すときのマナーはどうかなど、社内の会議とはまた違った注意を払う必要も出てくる。
そこで、各種プレゼンテーションの実践講座を利用すると、こうした課題をクリアできる。プレゼンテーションは、ただ順を追って分かりやすく説明するだけでは不十分。聴衆を惹き付け、よりイメージしやすく、より魅力的に伝えていくことが肝要。プレゼンテーション実践講座を受講すれば、プレゼンテーションに対する心構えから、人前で話す際の注意点、スライド作成の基本、相手に理解されやすいストーリー（論理の流れ）はどのように構築すればよいのかまで、必要なスキルを修得することができる。
【解決策2】モバイル機器を使って魅力的に演出する
紙を配ってプレゼンテーションを行う従来の方法の場合、聴衆者が内容を先読みできるので、プレゼンテータの話に耳を傾けてもらえないことがある。また、参加者が多数の場合、プレゼンテーション資料を印刷して配布する準備作業にもかなりの労力とコストがかかる。こうした課題をクリアしたいなら「モバイルPC」や「モバイルプロジェクタ」がオススメ。これらのモバイル機器を利用することで、プレゼンテーションをより魅力的な形に演出することができる。
具体的には、人数の少ない場でプレゼンテーションを行う場合はモバイルPC上でパワーポイントなどのプレゼンテーションソフトを実行すればよい。このとき、モバイルPCにはパワーポイントなどのプレゼンテーションソフトを必要な時間以上、余裕を持って駆動できるバッテリ持続時間を確保できることが基本仕様として要求される。プレゼンテーションによっては長時間かかるケースも出てくることにも配慮すべき。また、動画を見せる必要があるときは、動画や音声の再生能力についても十分な性能が確保されていることが条件になる。さらに、プレゼンテーションの中で、自社のWebサイトなどを表示させたい場合には、高速データ通信サービスに対応した通信モジュールを搭載した機種を選択するとよい。
図1 モバイルプロジェクタの例
ネット限定販売の小型プロジェクタ
資料提供：サンワサプライ株式会社
一方、聴衆者の人数が多い場合、あるいはできるだけ大画面で見せたい場合には、プロジェクタがあると便利だが、訪問先にプロジェクタが用意されているとは限らない。その場合には、白い壁さえあればPC画面を大きく見せることができる「モバイルプロジェクタ」を持参するとよい（図1）。モバイルプロジェクタは、モバイルPCの画面だけでなく、デジタルカメラやビデオカメラの映像や、携帯電話のワンセグや動画、ミュージックプレーヤーの音楽画像やデータまで、幅広く再生することができ、乾電池だけで動作するものもある。なお、欧州や韓国では、プロジェクタ内蔵の携帯電話も発売されており、近く国内でも手に入るようになるかも知れない。
このほか、プロジェクタを使ってプレゼンテーションを行う場合、「マウス機能付きレーザーポインタ」を使うと、PC操作に気を取られずに、相手の反応をみながらプレゼンテーションを進行していくことができる。「マウス機能付きレーザーポインタ」は、レーザーポインタで説明しているスライドの特定部分を明確に指し示すことができるだけでなく、パワーポイントのページ送りやほかのアプリケーションも操作できる。この装置は同時に複数台使用することも可能なので、議論を交わすのにも役立つ。
コラム 超便利な低コスト・高品質プレゼンソフトを知る！
プレゼンテーション資料はパワーポイントで作成する人が多いが、プレゼンテーションソフトはほかにも存在する。例えば、無料で入手できる統合オフィスソフト「OpenOffice.org」の中には「Impress」というプレゼンテーション機能が含まれており、1つ前のバージョンであるPowerPoint2003と高い互換性がある。また、アップルコンピュータの統合オフィスソフト「iWork」の中にも「Keynote」というプレゼンテーション機能が含まれており、パワーポイントで作ったプレゼンテーションを読み込んだりすることが可能だ。さらに、ブラウザを使ってインターネット経由でプレゼンテーションを作成できる「Googleドキュメント」も無料で使用可能だ。このサービスを利用すると、プレゼンテーションをオンライン上に安全に保管することができ、プレゼンテーションを複数人で共有しながら同時に編集を加えることができる。
ただし、いずれのツールやサービスもパワーポイントと100％互換性があるわけではなく、マクロ機能や特定の機能が使えなかったり、文字化けしたり、レイアウトが崩れたりすることがあるので注意する必要がある。
（掲載日：2010年01月25日）
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