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各自の予定がすぐにわかる仕組みが欲しい
「顧客との商談に上司を同行させたい」「関係者に会議招集の連絡をしたい」など、他人の予定をすぐに確認したいと思うことはよくあるはず。しかし、自分の予定は手帳を開けば確認できるが、同僚や上司のスケジュールはなかなかすぐには分からない。ここでは、グループや部門、部署単位で各自の予定がすぐにわかり仕事の効率もグンとアップする、そんな仕組みを紹介しよう。
【解決策1】パソコン上でスケジュールを共有する
スケジュール管理の定番といえば手帳。常に携帯し、即座に予定が書きこめる手帳はスケジュール管理の優れたツールだが、自らの予定を他人に公開したり、他人の予定を確認・管理したりするのには不向きだ。しかし、この手帳が苦手とする「スケジュールの共有」「他人のスケジュール管理」を可能にするツールがある。グループウェアというソフトだ。
グループウェアでは、利用者は、自身のスケジュールをパソコン上で管理するようになり、利用者同士でスケジュールを閲覧することが可能となる。他人のスケジュールに予定を入力することもできるので、相手に都合をうかがい、手帳に予定を書きこんでもらうといった手間が省ける。また、プロジェクトメンバーで会議を行いたいといった場合は、自らのパソコン上でメンバー全員の予定を確認し、一斉に会議召集のメールを送信する機能もある。また空いている会議室を予約したり、会議に必要なプロジェクタなどの備品を事前に予約できたりもする。スケジュールの確認だけに留まらない便利ツールなのだ。
外出することが多い営業部門のスケジュール共有を検討しているなら、SFA(Sales Force Automation)と呼ばれる営業支援システムもオススメだ。このSFAはスケジュール共有だけでなく、日報を入力・共有したり、商談情報を入力することで、案件の進捗状況を確認・管理することもできる。まさに営業部門に役立つ機能が満載だ。
単にスケジュールを共有するだけでよいなら、GoogleやYahoo！JAPANなど大手ポータルサイトが運営しているカレンダー機能でも十分使える。「Googleカレンダー」「Yahoo！カレンダー」という名称のサービスなら無料で活用できる。
図1：グループウェアのトップ画面
資料提供：サイボウズ株式会社
【解決策2】在席状況を確認する仕組みを利用する
図2：プレゼンス画面
資料提供：株式会社Qript
取引先から営業担当宛への電話を受けたが、当人は離席中で壁の行動予定表に何も書かれていないので所在が分からない......なんていう経験は誰しもあるだろう。しかし、彼の所在と予定を確認して電話口で待つ相手に伝えないといけない。そんな時に役立つのが、Windows Live メッセンジャーやSkypeなど離れた相手と文字や音声でやり取りできるインスタントメッセンジャーソフトと呼ばれるコミュニケーションツールだ。このソフトにはプレゼンス（在席確認）と呼ばれる機能があり、「退社」「電話中」「●●社にアポ」などの行動予定を本人が登録することで、他の人に自分の現在の状況を瞬時に伝えることができる。離席中に電話がかかってきても、電話応対者は自分のパソコンから離席者の現在の在席状況を即座に確認できるため、電話口の相手を待たせることなく、予定を伝えることができる。
最近は、液晶画面のついたIP電話機の画面上に在籍状況を表示することができる製品もある。ただし、新たなシステム開発などが必要になる場合もあるので、十分に費用対効果を検討してから導入しよう。
【解決策3】秘書にスケジュールを管理してもらう
これまで紹介してきた数々の便利ツール。しかしなかにはこれらのツールを使うことさえ面倒だと思う人もいるかもしれない。それならば、自分専用の秘書を雇ってスケジュール管理をしてもらい、それを全員に共有してもらえるようなサービスを使ってみるというのも1つの選択肢だ。ただ、秘書を雇うのは多額のお金がかかる。そこで便利なのが、秘書を代行してくれるサービスだ。
秘書代行サービスは、自分で予定を入力しなくても、口頭でオペレータに予定を伝えるだけ。後はオペレータがスケジュールを管理してくれたり、共有するためのシステムに登録してくれたりする。このサービスは、オフィスを持たずに電話応対や郵便受付などをしてくれるバーチャルオフィスサービスや、SOHO向けのオフィスレンタル事業のオプションサービスとして提供されるものもあるので、スケジュール管理だけサービスとして受けられるかどうかは確認が必要だ。
（掲載日：2009年10月20日）
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