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社内出張費を削減したい
全国に支店や営業所がある企業では、本社での会議のために定期的に出張する人も多いだろう。また、それ以外にも新製品の説明会や社内研修など出張の必要性は常にある。しかし、いかんせん出張には交通費がかかる。社内の行事だけで年間数千万円にも及ぶ交通費を計上している企業もあるほどだ。そこで、わざわざ出張しなくても遠隔地同士でコミュニケーションできる仕組みを紹介し、無駄な出張費を減らせるような方法を考えてみたい。
【解決策1】全社会議を、ネットワークを利用して行う
遠隔地同士で会議を行う方法には、ビデオ会議システムと呼ばれる仕組みを使うのが一般的だ。相手側の映像を映し出す液晶モニタと、こちら側の映像や音声を入力する機器とが一体となった装置を、拠点ごとに設置し、相互接続すればよい。1対1の接続だけでなく1対多数の接続もできるので、例えば本社の会議室と複数拠点の会議室を接続し、同時に会議をすることができる。また、カメラをパソコンに接続し、自分のデスクから会議に参加できるソフトウェアもある。もし1対1での打ち合わせに利用するだけなら、インスタントメッセンジャーと呼ばれるソフトにカメラを接続しても同じことが無料でできる。
こういった仕組みは、プレゼンで使う資料も共有できるので、わざわざ事前に資料をメールで送っておかなくても、資料を見せながら会話ができる。
図1：ビデオ会議システムの基本構成
【解決策2】研修会や勉強会などをオンラインで行う
自らも発言する機会のある小人数での打ち合わせではなく、座学研修のような講演者の話しを一方向的に聞くというスタイルの会議に、特に役に立つツールがある。これはストリーミングソフトと呼ばれるもので、講演が録画された映像データをサーバ上に置いておくことで、見たいときにいつでもデータをサーバからダウンロードしながら閲覧することができる仕組みだ。このストリーミングソフトは研修のみならず、社長の朝礼や店舗での応対マニュアルなど、様々な用途で利用できる。
従業員向けのスキルアップ研修や資格取得講座などを実施する際は、実際に講座を開講するのではなく、eラーニングという仕組みを利用すれば、パソコンを通じて問題や教材等が配信され受講、学習することが可能となる。わざわざ出張して講座に参加しなくとも、デスク上で自学自習できるというわけだ。管理者側は、受講者の受講状況や成績などを確認、管理することもできる。
図2 eラーニングの流れ
【解決策3】遠隔地から障害対応できる仕組みを作る
企業の情報システム部門の人は、システムの障害時に現場に急行するために出張しなければいけない場合がある。障害の程度によるが、現場に赴くことなく障害個所が特定できれば、出張機会を減らすことも可能だ。そこで役立つのが、遠隔地から遠くにあるサーバやパソコンを操作して、問題点を見つけ出すことができるリモートアクセスツールだ。
現場にいる人はシステムに関しては素人なため、電話ではシステム担当者が要求したことをすべて実行してくれるとは限らない。遠隔地から障害原因を見つけ出すことができるリモートアクセスツールなら、現地に出張することなく解決できる場合もある。ただ、現地の環境を遠隔地から確認するだけなので、部品の交換やサーバの入れ替えなど、結局は出張しなければいけなくなる場合も少なくない。
コラム どうしても出張しなきゃいけない場合は？
初めての顔合わせや障害復旧など、社内の用事でどうしても出張しなければいけない場面はもちろんある。そんな時でも、鉄道回数券やディスカウントチケットをフルに活用し、少しでも安く出張することを心掛けたい。例えば、JRを利用する場合、「新幹線回数券20」というのがあり、東京～新大阪間を26万4800円で購入できる。のぞみを利用した場合でも、通常は片道1万4050円かかるが、この回数券を使えば1万3240円で利用できる（３ヵ月の期間限定）。ちりも積もればなんとやら、である。
（掲載日：2009年10月20日）
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