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外部から社内情報やスケジュールを確認したい
客先で急に決まった次回の打ち合わせ。先方の役員も同席することになり、上司を同席させなければいけないことになった。そんなとき、すぐに上司のスケジュールを確保したいと考えるのは当たり前。また、お客さんとの雑談の中で商品の詳細な機能について聞かれ、その場で即答しなければならないことだってあるだろう。たとえ社外に出ていたとしても、社内にある重要な情報にアクセスしなければならない場面は、実は結構あるものだ。そんな時でもすぐに対応できる、スケジュールや社内資料を外部から確認できる仕組みについて見ていきたい。
【解決策1】共有カレンダー機能をフル活用する
まず、社内の人たちのスケジュールを社外から確認するためには、全員のスケジュールが書き込まれたものが必要で、そのスケジュールが関係者全員に公開されていなければいけない。そのためには、スケジュールを共有するための、何らかの仕組みが必要になる。
スケジュールを管理する場合、すぐに思いつくのはカレンダーをベースに予定を入れていく仕組み。このカレンダー機能を持った製品を使えば、インターネットを介して必要な人間にスケジュールを公開し、共有することができるようになる。この仕組みはグループウェアと呼ばれ、上司のスケジュールが空いていれば、スケジュールを確保してもらうように打診する機能などがついている。また、スケジュールを公開する範囲を限定できるため、セキュリティ面も安心だ。このグループウェアには、スケジュールを共有する機能だけでなく、外出先からメールが確認できたり出張許可の申請を行ったりなど、社外からでも業務に役立つ機能がたくさんある。
図1：グループウェアによるスケジュール表示
資料提供：サイボウズ株式会社
他にもスケジュールを全員で共有できる仕組みがある。例えば、営業活動に合わせてスケジュールが入力できるSFA(Sales Force Automation)と呼ばれる営業支援システムだ。このSFAは営業部門に注力した仕組みで、具体的な営業活動履歴を入力することで日報として使える機能を持っていたり、日々営業マンが入力していくことで商談情報をため、営業マネージャがきちんと商談管理が行える機能が用意されていたりする。単にスケジュールを共有するだけでよいなら、GoogleやYahoo！JAPANなど大手ポータルサイトが運営しているカレンダー機能でも十分だ。これらは、「Googleカレンダー」「Yahoo！カレンダー」というサービスで、無料で使うことができる。
【解決策2】社内情報が入手しやすいイントラ環境を作る
スケジュールの共有については、共有カレンダー機能がフルに活用できる。でも、社内資料を外部から手軽に見ることができる仕組みを作るには、それなりの仕掛けが必要になる。この場合、もしもの時に必要となりそうな情報を特定のサーバに置き、これを外出先から安全に見ることができるようにしてあげないといけない。
最も一般的な仕組みとしては、社内に掲示板にあたるしくみを作った上でそこに必要な情報をアップしておき、外出先からパスワードなどを使ってアクセスする方法だ。このしくみを手軽に作るには、Webページを記述するための言語であるHTML（HyperText Markup Language）の知識が多少あればWebサイトが作れるWebCMS（Contents Management System）と呼ばれるツールや、多くのユーザが利用しているWeb上の日記サイトを簡単に作るブログツールなどがオススメ。これらのツールで作ったしくみ上に必要な情報を直接コンテンツとしてアップしておくか、電子データとしてダウンロードできるようにしておけばいい。ちなみに、WebCMSやブログツールは無料で入手できるものがあるので、ぜひトライしてみよう。
なお、社外から重要な情報にアクセスできる環境を作るためには、パスワード以外にも何らかのセキュリティ対策を行っておきたい。そこで便利なのが、誰もが使えるインターネットを使いながら、データを暗号化することで他の人からは見えないようにできるVPN(Virtual Private Network)と呼ばれる技術だ。この場合、社外から社内ネットワークに安全にアクセスできるよう、通信事業者が提供しているサービスを活用するのが便利だ。これはモバイルアクセスサービスというもので、自分が持ち歩いているパソコンから社内ネットワークまでを安全につないでくれるサービスだ。
図2：モバイルアクセスサービス
（掲載日：2009年10月20日）
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