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商談の進捗をリアルタイムに管理したい
顧客のもとに足しげく通い、地道な提案活動を続けた結果、ようやく生まれる商売のタネである"商談"。この商談は売上に直接つながるものなので、上司の立場にいる営業マネージャは情報を的確に判断し、受注できるように営業マンをサポートしていくことになる。そのためには、担当営業マンから "商談報告"がリアルタイムに欲しいところだ。この商談報告を簡単に行えるようにして、上手く商談を管理するための方法を紹介しよう。管理のためには何らかの仕組みが必要だが、可能なかぎり営業マンの負担にならないよう工夫したい。
【解決策1】営業報告とあわせて商談を管理する
商談管理といえば、多くの企業が使っているのがExcelなどの表計算ソフトだ。このExcelのシートには、会社概要となる顧客情報や顧客ごとの訪問頻度、商談の進捗具合から判断される受注確度、受注見込金額などが入力されることになる。このデータさえあれば営業マネージャも商談を管理しやすいはずだが、情報を入力するのは、1日中客先を回ってへとへとになって戻ってきた営業マン。1日の出来事を上司に伝える営業報告はもちろん、顧客からもらった宿題に関する相談、商談化したものがあれば個別に入力する商談報告シートなど、上司に報告することは山ほどある。「また同じ内容を入力するの？」と恨み節を口にしながらストレスをため込む営業マンのためにも、一発で簡単に入力できるしくみが欲しいところ。
そんな時にオススメなのが、いろんな報告を日々の営業活動の中でストレスなく入力できるツール。これは、一般的に営業支援ツール(SFA：Sales Force Automation)と呼ばれるもので、顧客の企業情報はもちろん、接触した顧客の担当者の情報や実際に打ち合わせをした日時、話した内容、これまでの実績や将来の売上見込みなどが簡単に入力できる。このデータは日々の活動の中で自然に入力できるようになっており、同じ内容を何度も入力する必要はない。営業マンにとってはありがたいシロモノだ。
SFAはスケジュールを書き込む感覚で入力でき、その内容もプルダウンで選択できるよう工夫されている。例えば、担当者の名前や商談の時期はもちろん、受注確度、売上予想金額、売り込んでいる商品名など、事前に登録したものを選択するだけで商談報告を終えることができる。コメント欄には顧客から聞きだした具体的な内容、例えば競合している製品名や予算規模などを入力し、商談概要が具体的に上司に報告できるようになっている。
図1 営業支援ツールの画面例
資料提供：ソフトブレーン株式会社
また、報告を受けた上司が営業マンに指示を書き込むことや、開発部門など他部門にも商談内容を共有する機能だってある。1つの情報を多くの人で共有できるため、同僚の営業マンにも進捗内容をつぶさに伝えることができるのだ。もちろん、携帯電話からでも入力できるため、会社に戻って上司がいるタイミングを待つ必要もない。いつでもどこでも商談情報を報告し、上司は自宅にいても状況確認ができるようになる。つまり、ビジネスの基本的な「報告・連絡・相談」、いわゆるホウレンソウがこのツールの中だけでできてしまうスグレモノなのだ。
【解決策2】情報共有とあわせて商談管理も行うようにする
商談進捗のためのツールをあらためて導入するのは、営業マンに負担がかかるしコストだってばかにならない。そんな場合は、すでに使っている情報共有のための仕組みをそのまま活用してみてもよい。もし、社内専用のWebサイトを立ち上げていて、社員１人ひとりが情報発信できるような仕組みがあれば、それを商談報告の場に利用できる。簡単に入力できるものとしては、専用の知識がなくてもWebサイト用のコンテンツが作りだせるWebCMS（Contents Management System）やブログなどのツールが代表的。ただ、できる営業マンとそうでもない人では報告の仕方に差があるように、フリーフォーマットでは入力する内容に個人差がでてしまうこともある。そこで、商談内容としてどんな情報が必要なのか、あらかじめ入力用のフォーマット(テンプレートと呼ばれる)を作成し、その内容に沿って入力できるようにしてあげたい。できれば、入力した内容をあとで集計できるよう、データを上手に出力できるような形でフォーマットを用意しておこう。
また、グループウェアなどスケジュール管理に適したツールを使っている場合なら、グループウェア上に直接商談内容が入力できるよう、商談進捗のフォーマットを別途作成してみてもよい。営業マンが訪問予定をスケジュールに入力し、訪問後にその結果をスケジュール内の商談進捗フォーマット上で報告すれば、リアルタイムに商談の状況がわかるようになる。ただ、日々の営業活動内容はつぶさに把握できるが、顧客ごとの訪問履歴や売上推移、商品別の売上比率など、分析用にデータを加工するのには向いていない。あくまで毎日の商談進捗をリアルタイムに確認することが中心となる。
コラム 商談管理"はじめの一歩"はMicrosoft Office Accessのテンプレートが便利！
これまで商談管理そのものをきちんとしたことがないという場合なら、Microsoft社が提供するMicrosoft Office Accessのテンプレートカテゴリのビジネス内にある「商談管理」を使ってみよう。あらかじめ商談管理に必要な情報を入力しておき、毎日の商談報告の代わりにAccessを使って入力することで、実際の商談管理を行うことができる。営業マンが入力する場合でも、わざわざAccessを開かなくてもいい。電子メール上に入力フォームを用意し、そこに商談内容を入力するだけでAccessのデータベースに情報を保存することができる機能を持っている。商談管理の第一歩として、手軽に使ってみてはいかがだろう。
図2 Accessで商談管理を選んだ画面
（掲載日：2009年10月20日）
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