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営業日報を簡単に作って活用したい
営業日報を書くのが面倒だと感じる営業マンと、読んで管理・活用するための時間がとれずに悩むマネージャ。そんなシーンに心あたりがあれば、営業日報の仕組みを見直してはいかがだろうか。手書きして上長に提出する方法や、ワードやエクセルに入力してファイルを共有するだけの方法では、書くほうも読むほうも大変だ。営業活動が活発化し顧客が増えれば増えるほど、手間とコストがかかっていたのがこれまでの営業日報。しかしITを利用すれば、仕組みが大きく改善できる。日報作成はより簡単に、管理はより正確に、活用はより幅広く行えるようになる。今回は、営業日報を簡単に作って活用していく上手な方法を考えてみよう。
【解決策1】営業日報を外出先から入力できる環境をつくる
営業日報を電子化して、営業マンからはマネージャへの報告を行い、マネージャから営業マンへは指示やアドバイスをやはり電子化して送る仕組みを考えてみよう。
それを一番簡単に行えるのは、すでに会社にある電子メール・システムを利用することだ。営業マンは1日の営業活動の報告をメールで記入してマネージャに送信する。日報専用の雛形を作っておけば、入力が簡単だ。マネージャはメールが届き次第確認し、返信機能や電話、口頭などで指示、アドバイスを行う。これで報告と指示の電子化はいちおうでき上がる。
また社内ブログを使うことも1つの手段だ。営業マンからマネージャへの報告や質問、それに対する指示や回答などはブログを通して行うことができる。これによれば他部署の人々や経営層までが発言を書き込めるので、さまざまな情報を集めることができる。
ほかにグループウェアの機能を利用する手もある。グループウェアとは、会社専用の電子メール機能や掲示板機能、スケジュール管理機能、住所録機能などを1つのソフトにまとめたものだ。電子メール機能を日報の作成や報告に利用することもできるが、掲示板機能を上手に使えば、プロジェクトごとに報告や質問、それに対する指示などを書き連ねていくことが可能だ。またスケジュール管理機能を利用することで即座にスケジュールの追加や変更も行うことができ、電子メール単体よりも使い勝手がよい。
しかし、このような汎用的なソフトウェアを日報の作成・報告用に使うのでは、営業マンとマネージャの省力化に限界がある。
図1 SFAツールの営業活動入力画面
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資料提供：ソフトブレーン株式会社
そこで「SFA（Sales Force Automation）」ツールと呼ばれる営業活動専用のソフトを用いるのがオススメだ。SFAツールでは、営業日報の報告フォーマットを簡単に作ることができ、営業マンはそのフォーマットの必要箇所に必要な事項だけを記入すればよい。フォーマットの項目には必ずしも文字入力をしなくてもよい。得意先名など決まりきった項目は、クリックすると出てくるメニューから選べばよい。訪問したのか電話したのかなどの情報はチェックボックスなどで選ぶだけ。項目を必要なものだけに絞り、なるべく入力を少なくすることで、営業マンが使いやすい営業日報ができあがる。入力が簡単なので、外出先からモバイルノートパソコンや携帯電話で入力して、会社に送信することもできる。
マネージャにとってもSFAツールは強い味方だ。営業マンごと/営業チームごと/案件ごと/顧客ごとの活動履歴を簡単に検索して時系列で状況を確認することが可能だ。案件の一覧を表示して、その進捗状況を見てみることもできる。また問題発生などの特別な状況が報告された時点で、マネージャ宛に自動発信するなどして通知することができるので、必要なときはタイムラグなく迅速な指示やアドバイスが行えるのも特長だ。データ分析機能、顧客管理機能や案件管理機能など、営業マンとマネージャがともにうれしい機能が満載だ。
【解決策2】営業活動を分析して経営に活用する
営業日報は日々の活動の報告と上長のチェック・指示といった一度かぎりの役割で終わらせてはもったいない。そこには顧客の本音や隠されたニーズなど、次の活動に向けたヒントがたくさん詰まっているからだ。これからの営業のあり方・進め方を変えていくには、過去の活動履歴や顧客の傾向、営業活動の当否を分析していく必要がある。
そのためには、上述したSFAツールの分析機能が役に立つ。条件を設定しておくだけで自動的に売上状況や活動状況などのデータをリスト化したりグラフ化したりすることができる。多くのレポートフォーマットも用意されているので、レポートの自動作成も簡単だ。
図2 SFAツールのレポート画面
資料提供：ソフトブレーン株式会社
もっと詳しくマーケティングの視点で分析を行いたいときは、「BI（Business Intelligence ）」ツールと呼ばれるソフトが使える。営業日報で集めた情報などをもとに、営業目標の達成度をズバリ数値で示してくれたり、見込み売上を集計してくれたり、顧客の業種ごとの販売状況などをグラフ化してくれたりと、さまざまな分析を自動化することができる。
日々の営業の地道な積み重ねこそが、会社の成長の源だ。現場の活動をできるだけ効率化し、上手に管理し、そこから得られる情報を幅広く活用していけるかどうかが競争力の鍵になる。今後の競争力強化に向けて、まずは営業日報を合理化することから始めてみてはいかがだろうか。
コラム 日報の環境を変えずに新たな発見を促せる
会社の中のブログやグループウェア、電子メール、SFAツールなどさまざまなソフトの中の情報を、一度に検索できるソフト「企業内検索ツール」を利用した検索も、営業活動分析のために便利に利用できる。例えばある会社の名前を検索すれば、その会社への営業履歴の情報を営業日報から探し出して一覧することができる。また同業種でのかつての営業成功事例を検索すれば、今後の営業活動のよい参考情報が手に入る。いまあるソフトはそのまま使いながら、検索・分析機能を大きく改善できる。
（掲載日：2009年10月20日）
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