プロジェクト内で効率的な情報共有を図りたい

【解決策1】進捗管理のための情報を共有する

　プロジェクトで最も大事なのが「いつまでに何が終わったのか」「いつまでに何を終わらせるのか」の情報だ。品質を担保しながら、予算の範囲内で決められた納期までに完成させるために、プロジェクトの進捗を絶えず監視し、問題があればすぐに修正できる体制がなければならない。そのためにはプロジェクトマネージャが中心になって、全体スケジュールや予算、納期や個々人のタスクを設計するが、そこで適しているのが「プロジェクト管理ソフト」だ。このツール上でプロジェクトマネージャが引いたスケジュールやタスクを、メンバー内で共有し、メンバーはその設計に基づいて作業を進め、進捗状況を入力フォーマットに書き込む。プロジェクトマネージャはプロジェクト全体の進行状況をガントチャート等で把握しながらスムーズなプロジェクト進行を促す。どのような課題が残っていて、誰が遅れているのか？といった状態がプロジェクトマネージャだけでなく、メンバー間でも共有できるので、お互いに助け合うこともできる。
　プロジェクト管理機能は一般オフィスで使われるグループウェアでも簡易的な機能が提供されている場合がある。小規模で進捗管理をメインにした管理手法であれば、グループウェアでも十分に利用することができる。

図1　プロジェクト管理ソフトの画面例 資料提供：株式会社NTTデータイントラマート

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【解決策2】データや文書情報の共有をする

　プロジェクトが進むにつれて、様々な仕様書や手順書、報告書、議事録、その他の保管すべき文書が大量に作成される。その多くは機密内容を含むので、安全に保管しながら、必要に応じて簡単に取り出すことができなくては困る。またこれらの文書もプロジェクト内で共有しないと、お互いの進捗や仕様のモレが生じる。
　そこで利用できるのが「文書管理ソフト」だ。これは会議中に残したメモやノートの内容などの紙文書でもスキャナによって電子化し、他の電子化文書と一緒に整理して検索をしやすくする仕組みを持っており、一般のオフィス文書などと同じ仕組みで管理できる。
　文書の利用権限を細かく設定できるので、例えばプロジェクトメンバーはそのプロジェクト関連文書だけを閲覧できるようにしたり、管理職だけは文書の修正等ができるようにしたりと、安全性を考慮した使い方が可能だ。設計書や図面などは常に修正がつきものだが、メンバー全員がいつでも最新の設計書や図面を利用できるようにするのも文書管理のメリットだ。
　なお、文書管理ソフトでは文書登録時に多少の手間が要るが、その手間をかけずに情報を蓄積していき、利用時には条件検索で大量の情報の中から適切なものを探し出すことができる「企業内検索ツール」も便利だ。

図2　文書管理ソフトと機器の構成イメージ 資料提供：株式会社リコー

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【解決策3】可視化できないナレッジ情報を共有する

　プロジェクトについて個々人が持つ課題やアイディアなどの、可視化できない個人レベルのノウハウや知識（ナレッジ）も、共有できると大きな効果が期待できる。問題はそれをどうやって共有化するかだ。もちろん飲み会などでメンバーと語り合う方法もある。全体ミーティングの際にナレッジを発表させる場を設け、良いナレッジ提供者を評価するなどの評価制度を設けることもナレッジ共有の活発化につながるだろう。
　ただもっと効率的に個人のナレッジを共有するためには社内SNSやブログが効果的だ。ミーティングなどで発言するには至らないような内容でも、気軽に書き記して他の人が閲覧できる。人気が高い内容のランキングを作れば、有用なナレッジ集積の場になるかもしれない。
　また、インスタントメッセンジャーやメーリングリストを使うとメンバー間でリアルタイムに文字による対話ができ、更にソフトによってはファイルの送受信や音声通話、ビデオチャットなども可能だ。グループウェアの機能として提供されている場合もある。こうした機能を利用して、会話の機会を多くしていくことも情報の共有化につながる。

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